Cuando un trabajador percibe dietas de su empresa por los gastos de viaje, comidas y alojamiento no tiene que tributar por estos en su declaración de la renta (IRPF). Pero como algunas sociedades abusan de esta vía para pagar más a sus empleados sin aumentar su carga fiscal, la Agencia Tributaria vigila con celo estos gastos. Verifica que realmente se han producido y que efectivamente está relacionado con la actividad laboral. En caso contrario, el fisco considera que se trata parte de la retribución por el que se debe tributar. Pero si se abre una investigación, ¿es la empresa o el trabajador que gastó quien tiene la responsabilidad de ofrecer pruebas? Depende.
Durante mucho tiempo ha surgido la duda sobre quién tiene que justificar estos gastos cuando la Agencia Tributaria inicia una comprobación a un empleado, porque se da la circunstancia de que, aunque es el empleado el que cobra las dietas, los recibos o facturas que lo justifican suelen estar en manos de la empresa. El Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC), la instancia administrativa que dilucida las cuestiones tributarias, y unifica el criterio de la Administración, dictó una resolución el pasado 6 de noviembre en el que aclara algunos aspectos de esta controversia.
El TEAC advierte de que «no existe obstáculo normativo que impida a la Administración comprobar al perceptor de retribuciones que han sido declaradas como dietas y asignaciones para gastos de viaje exoneradas de gravamen, en relación con las mismas». José María Salcedo, socio del despacho Ático Jurídico, aclara: «Esto quiere decir que cualquier trabajador que haya percibido dietas puede sufrir una comprobación en su IRPF. Cuestión diferente es quién tiene la carga de la prueba de acreditar la realidad de las dietas, y su vinculación con la actividad laboral.
Lo primero que comprueba Hacienda cuando abre una inspección por esta cuestión es analizar si los gastos están relacionados con la actividad de la empresa. Salcedo explica que «esta no es una cuestión baladí. En la mayoría de los casos, Hacienda obliga a los trabajadores a tributar por estas dietas porque éstos no han podido acreditar su realidad ni su conveniencia para la actividad. Por tanto, en la medida en que dicha prueba correspondiera a la empresa, y no al trabajador, estas liquidaciones podrían ser anuladas».
Precisamente por esto, el TEAC, aclara en su resolución qué documentación corresponde aportar respectivamente, a trabajador y empresa, en estos casos. El resumen de la resolución es que el trabajador deberá justificar las estancias y los viajes cuando se desplace en transporte público. Y la empresa le toca dar cuenta de los gastos de locomoción cuando el desplazamiento sea en vehículo privado y los gastos de manutención.
Y así lo explica el TEAC: «Los gastos de locomoción mediante uso de vehículo privado así como los gastos de manutención, deben ser acreditados por el pagador, pues a él le corresponde justificar el día y lugar del desplazamiento que, junto con el motivo o razón de éste, son precisamente los extremos que permiten acreditar que las cantidades (euros por kilómetro o euros por día) establecidas en la norma quedan exoneradas de tributación por obedecer a razones laborales y de desarrollo de su actividad económica. Ello no es obstáculo para que el perceptor pueda aportar voluntariamente la justificación de los mismos si dispusiera de ella».
Salcedo precisa que la empresa deberá justificar la veracidad de los gastos de locomoción con vehículo privado y los gastos de manutención. Y tendrá que probar el día y el lugar del desplazamiento. Además, la empresa deberá justificar la razón o motivos de los desplazamientos. Es decir, que las dietas pagadas obedecen a razones laborales y de organización de la actividad.
Por otra parte, el TEAC también sostiene que «los gastos de locomoción en caso de haberse utilizado un medio público de transporte, así como los de estancia (con la salvedad de los correspondientes a conductores de vehículos de transporte de mercancías por carretera que no excedan de las cantidades diarias señaladas en la norma), habrán de justificarse, en principio, por el empleado o perceptor de las dietas, al no atribuir la norma la carga de dicha prueba a la entidad pagadora, haber sido satisfechos por él, estando los justificantes expedidos a su nombre, y regir, en definitiva, el criterio general sobre reparto de la carga de la prueba del artículo 105 de la LGT y que atribuye al obligado tributario acreditar aquellos hechos que le favorecen. Lo mismo cabría señalar de los gastos de aparcamiento o peaje en el caso de que se hubiese utilizado un vehículo privado».
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